Como criar uma planilha para administração e locação de imóveis

Como em qualquer negócio, alugar imóveis requer alguns cuidados para uma boa gestão. Por isso, vamos te ensinar como criar uma planilha para administração e locação de imóveis. Uma vez que tudo está registrado, é mais fácil ter controle sobre as finanças e fazer um acompanhamento de perto dos aluguéis.

Mas você sabe o que deve constar nessa planilha? A seguir, explicamos a importância da ferramenta para administrar o seu imóvel e mostramos 5 dicas de como criar a sua. Confira!

Por que é importante ter uma planilha para administração e locação de imóveis?

Para administrar os aluguéis, os proprietários devem manter todas as informações bem organizadas. Sobretudo, se tiverem mais de um imóvel alugado, é possível que se percam em meio a tantos papéis quando a gestão é feita de forma manual.

Com uma planilha para administração e locação de imóveis, os locadores saberão, por exemplo, quais pagamentos já foram realizados ou estão atrasados. Também ficará mais fácil encontrar dados importantes sobre as condições contratuais de cada inquilino, como a data de vencimento do aluguel ou a forma de pagamento escolhida.

Além desses benefícios,, com a planilha, você centraliza os dados necessários sobre seus aluguéis em um só lugar, facilitando a administração no dia a dia.

5 dicas para criar uma planilha para administração e locação de imóveis

Ao elaborar uma planilha para administração e locação de imóveis, você deve se atentar à distribuição e priorização das informações mais relevantes. Veja o que não pode faltar!

1. Dados dos locatários

Coloque na sua planilha os dados fundamentais de cada inquilino, como:

• Nome completo;
• Documentos de identificação, como RG e CPF;
• Estado civil;
• Profissão;
• Meios de contato, como telefone e e-mail;
• Contatos de referências pessoais.

Não se esqueça também de adicionar a garantia locatícia dada pelo seu locatário. No caso de um fiador, por exemplo, é importante colocar os dados dele. Dessa forma, havendo inadimplência ou outros problemas com o inquilino, você tem fácil acesso ao avalista para entrar em contato com ele.

2. Dados dos imóveis alugados

Em uma outra seção da sua planilha para administração e locação de imóveis, coloque os dados dos imóveis, como:

• Tipo de imóvel (comercial, residencial, casa, apartamento, kitnet etc);
• Endereço completo, contendo número do apartamento e bloco, se houver;
• Tamanho da propriedade e número de cômodos;
• Número de vagas na garagem;
• Demais especificações (se é mobiliado ou não, por exemplo);
• Identificação do morador daquele imóvel.

Aqui, a dica é deixar os dados dos locatários e dos imóveis em abas diferentes para uma melhor organização. Contudo, o morador deve também ser identificado no imóvel para que  as informações fiquem melhor integradas.

3. Dados de cada contrato de locação

Outra parte da planilha deve conter os dados de cada um dos seus contratos de aluguéis. Algumas das principais informações nesse quesito são:

• Data de início do contrato de locação;
• Valor do aluguel;
• Valor do IPTU e do condomínio;
• Data de vencimento do aluguel;
• Forma de cobrança e recebimento do aluguel;
• Período de duração do contrato.

Ter essa seção em sua planilha é importante porque cada contrato tem suas especificidades – e você pode se perder se não estiver tudo registrado. Assim, é possível ter melhor controle sobre os valores e a necessidade de reajustes, bem como a vigência contratual.

No caso de um contrato finalizado, deixe as informações bem discriminadas para saber se o apartamento está pronto para ser divulgado e recebido por um novo inquilino. Mas, antes de anunciar, é preciso que alguns passos tenham sido realizados, como:

• Laudo de vistoria;
• Recolhimento de todas as chaves (internas, externas e controles de portão);
• Quitação de contas de água, energia e IPTU;
• Conferência das condições do imóvel, como infiltrações, parte hidráulica e elétrica, a fim de realizar os devidos reparos e reformas, se necessário.

4. Dados dos pagamentos dos aluguéis

Para gerenciar o recebimento de aluguéis, crie uma seção com dados sobre os pagamentos de cada inquilino. Você pode inserir informações como:

• Se o pagamento do mês vigente foi realizado ou não;
• Qual é a data de vencimento dos aluguéis;
• Em que dia o pagamento foi realizado pelo locatário.

Esse controle é importante para que você saiba quais pagamentos já foram feitos ou não, permitindo uma visão mais ampla sobre o cenário financeiro.

Além disso, você cria um histórico de recebimento de aluguel de cada inquilino, podendo avaliar se há atrasos, inadimplências ou se aquele morador é pontual e assíduo em seus pagamentos.

5. Dados e informações extras

Além desses dados básicos e essenciais, você também pode colocar em sua planilha para administração e locação de imóveis outras informações específicas que julgar relevante.

Registre, por exemplo, se houver condições diferenciadas para determinado inquilino, como descontos ou meios de pagamento flexíveis. Alguns detalhes, como locatários que pagam adiantado, também podem ser úteis em casos que necessitem de uma reavaliação.

Como melhorar a administração dos imóveis alugados?

Como você viu, com uma planilha para administração e locação de imóveis, o processo em geral se torna mais organizado a partir do fácil acesso às informações sobre seus aluguéis.

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